人生資源管理 02|行程排好了,為什麼還是還是會忙不完心累?


上週聊時間縱效,怎麼讓一次投入延伸出更多成果。這週接著聊,你有沒有過時間已經安排好了,還是會忙不完心累?

我有一陣子有這樣的心煩,仔細復盤那幾週的日記,發現對我來說,原本排好的事情被打亂,就會影響當天做事的情緒跟產出。

本來想照進度完成工作,突然多了一個問題、一封信或一個邀約。現在處理,原本的事就得往後;先放著,又會一直惦記。

接班、經營二代學,還有家庭要顧,臨時狀況很難完全避免。我後來學會從每週任務,到美日計劃,多一點「餘裕」。

一、三件大事、三件小事,不一定要全部做完

我現在一天安排三件大事、三件小事。

這是我目前使用的安排方式,看任務大小,如果其中一件特別花時間,其他事情就要少排。

比如上班八小時,預留6小時的主要任務,2小時餘裕處理臨時任務,大事先保留時間,小事則可以視情況延後。

尤其重要但不緊急的事,最容易一直被往後推。所以延後之後,還是要安排下一個處理時間,不能每天都說明天再做。

保留餘裕之後,臨時任務來了,就比較不焦慮,也不至於一件事就把整天打亂。

二、信箱清空,是把事情安排好

我習慣信箱不留信,不能當天處理的事情會放進行事曆。

對我來說,清空信箱不代表每封信的工作都要當場完成,是看完後,要決定接下來怎麼處理。

如果事情簡單,又在我預留的空檔裡,我會盡量馬上處理掉。

需要花時間的,就排進行事曆。這樣不用每次打開信箱,都重新提醒自己:「這件事還沒做。」

但也要小心,不能只因為一件事很快就能完成,就一直優先做它。

回完很多訊息,可能很有完成事情的感覺,原本真正要推進的工作卻還停在原地。

三、遇到邀約,不要馬上答應

收到邀約時,不要馬上答應,會先告訴對方:「我先看一下行事曆,再跟你確認。」

因為那個時段沒有會議,不代表就能再放一件事。

平日晚上,是我留給自己寫作、輸出和整理的時間;週末則優先留給家人。

所以看行事曆時,我也要看:答應這個邀約,會擠掉什麼?原本的事情還有時間做嗎?還是最後又只能晚睡補回來?

先想過再答應,後面比較不會一邊赴約,一邊惦記還沒完成的工作。

四、有餘裕,才比較能接受計畫改變

我還是希望任務照計畫進行,不會因為被打斷而煩躁。

但既然臨時狀況本來就是工作的一部分,排程時就得把它算進去。

真正急迫的事,當然要調整;其他事情可以記下來,安排到接下來的空檔。有人提出需求,不代表我就得立刻放下手上的工作。

這也是我目前對能量管理的一個練習:先決定時間要留給什麼,減少每次收到訊息,都要重新掙扎一輪。

留白不一定都要被工作填滿。有時候事情提早做完,就讓自己休息一下。

我想要的是公司、二代學和生活都能繼續往前,也有餘力面對計畫以外的事。

你最常被什麼臨時任務打亂?又怎麼決定哪些要立刻處理、哪些可以等?

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